Prowadzenie własnej firmy wymaga od nas wielu rzeczy i umiejętności, aby osiągnąć sukces. Jedną z absolutnych podstaw, którą musimy mieć, jest siedziba firmy. Może to być nasze własne biuro, możemy zarejestrować przedsiębiorstwo na swój adres domowy, ale w sytuacji, gdy nie chcemy żadnej z tych opcji, pojawia się pytanie: co zamiast nich? W jaki sposób prowadzić biuro nie generujące dużych kosztów i jednocześnie nie musieć podawać własnego adresu do rejestracji firmy? Jeżeli zmagamy się z takimi rozterkami, biuro wirtualne może być odpowiedzią na nasze pytania i problemy. Czym ono w ogóle jest i dlaczego warto się na nie zdecydować?
- Co to jest wirtualne biuro?
- Czy posiadanie wirtualnego biura jest legalne?
- Największe zalety posiadania wirtualnego biura
- Dla kogo nada się wirtualne biuro
- Gdzie znaleźć idealne wirtualne biuro?
Co to jest wirtualne biuro?
Jeżeli prowadzimy firmę w dużym mieście, bardzo dobrze wiemy o tym, że wynajem fizycznej powierzchni biurowej potrafi sporo kosztować. Z drugiej strony nie każde przedsiębiorstwo potrzebuje faktycznego biura, aby mogło swobodnie i sprawnie funkcjonować. Sam adres jest jednak istotny, ponieważ wygodniej jest odbierać korespondencję z dodatkowego miejsca, niż kierować ją na swoje miejsce zamieszkania. To właśnie w takiej sytuacji, gdy nie potrzebujemy samej przestrzeni, a jedynie adresu, wirtualne biura sprawdzą się idealnie. Dzięki temu nasze koszty stałe są niższe, a prowadzenie biznesu łatwiejsze. Co więcej, zyskujemy również możliwość skorzystania z dodatkowych usług, które również mogą przydać się w wypełnianiu codziennych obowiązków.
Czy posiadanie wirtualnego biura jest legalne?
Zgodnie z prawem, jeżeli mamy działającą firmę, musi ona posiadać adres fizyczny. Dotyczy to wszystkich, nawet jeżeli do faktycznego kierowania biznesem wystarcza nam komputer i biurko. Nie każdy z nas chce jednak, aby korespondencja firmowa była kierowana na nasz adres domowy, albo by widniał on w spisie CEIDG. Posiadanie wirtualnego biura rozwiązuje ten problem, ponieważ zyskujemy nie tylko adres, ale też obsługę poczty przychodzącej wraz z powiadomieniami, kiedy mamy coś do odebrania. W wielu biurach tego typu udostępniane są także podstawowe usługi, jak drukowanie czy skanowanie dokumentów. Posiadając podobną przestrzeń z jednej strony nadal możemy pracować w komfortowych warunkach, a z drugiej postępujemy zgodnie z aktualną literą prawa.
Największe zalety posiadania wirtualnego biura
Największym atutem wirtualnego biura jest oczywiście sam adres dla siedziby firmy. Poza tym możemy jednak doliczyć się jeszcze kilku innych plusów, jak na przykład:
- miejsce do otrzymywania korespondencji;
- obsługa korespondencji i poczty;
- możliwość skorzystania ze sprzętów biurowych;
- możliwość posiadania reprezentacyjnego adresu dla naszego przedsiębiorstwa;
- zdecydowanie niższy koszt utrzymania, niż w przypadku klasycznego biura.
Poza tym posiadając wirtualne biuro mamy możliwość przeznaczenia zaoszczędzonych środków na inne firmowe inwestycje, co wspomaga rozwój całego przedsiębiorstwa. Z drugiej strony jednak nadal jesteśmy w stanie korzystać z wielu plusów posiadania firmowej przestrzeni.
Dla kogo nada się wirtualne biuro
W zasadzie nie ma limitów względem tego, kto może a kto nie może mieć wirtualnego biura. Z całą pewnością najbardziej przyda się ono osobom prowadzącym niewielkie przedsiębiorstwa i wykonującym zawody, które da się z powodzeniem realizować w domu. Do tej grupy możemy zaliczyć freelancerów, programistów, copywriterów i osoby zajmujące się SEO, grafików, wszelkiego rodzaju twórców i pracowników kreatywnych, ale także head-hunterów czy po prostu osób, które mają jednoosobową działalność gospodarczą i w danym momencie pracują zdalnie. Jest to także idealne rozwiązanie dla osób, które chcą mieć reprezentacyjny adres aby uniknąć konieczności podawania swojego prywatnego miejsca zamieszkania jako siedziby firmy w formularzach i rejestrach, do których muszą ją wpisać.
Gdzie znaleźć idealne wirtualne biuro?
Jeżeli szukamy wirtualnego biura, dobrze jest upatrzyć sobie miejsce będące dość blisko nas. W końcu nie chcemy spędzać godziny w jedną stronę tylko po to, by odebrać kilka listów czy wydrukować dokumenty. Przed podpisaniem umowy warto również zapoznać się z ofertą danego centrum biznesowego, jak i z regulaminem i zasadami jego działania. Jeżeli tego potrzebujemy, powinniśmy sprawdzić, czy w upatrzonym miejscu będziemy mogli wynająć salę konferencyjną lub inną przestrzeń do spotkania z klientami, a także czy obsługa wirtualnego biura udostępni nam dedykowany numer telefonu i będzie nim zarządzać. W wielu miejscach możemy znaleźć różne zestawy dodatkowych usług i możliwości, dlatego przed wybraniem konkretnego biura dobrze jest zrobić sobie wykaz potrzeb, które musi ono dla nas zrealizować oraz spis dodatkowych opcji, które chcielibyśmy mieć, ale nie są one absolutnie wymagane. W ten sposób będzie nam łatwiej znaleźć obiekt, który spełni nasze oczekiwania i jednocześnie wpisze się w założony miesięczny budżet.
