Każdej osobie zatrudnionej w oparciu o umowę o pracę przysługuje prawo do urlopu. Sprawne przygotowanie planów urlopowych w dużym przedsiębiorstwie jest sporym wyzwaniem. O czym należy pamiętać przygotowując plan urlopów? Na to pytanie udzielamy odpowiedzi w niniejszym artykule.

Jak przygotować plan urlopów w firmie? 

Jeżeli firma zatrudnia tylko kilkoro pracowników, przygotowanie planu urlopów nie powinno być problemem. Schody zaczynają się wtedy, gdy mamy do czynienia z dużym zakładem, w którym pracuje kilkaset lub kilka tysięcy pracowników. Podstawowa zasada musi być następująca: należy stworzyć taki system, dzięki któremu w trakcie absencji jednej lub kilku osób firma będzie mogła funkcjonować w sposób prawidłowy bez konieczności zatrzymywania produkcji. 

Pracodawcy muszą zdawać sobie z tego sprawę, że ich obowiązkiem jest udzielenie danemu pracownikowi urlopu w takim wymiarze, który mu przysługuje. Wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach istnieje możliwość przeniesienia niewykorzystanych dni urlopowych na kolejny rok z terminem 30 września. Ponadto należy pamiętać o tym, że jedna część wykorzystanego przez pracownika urlopu musi wynosić minimum 14 dni kalendarzowych. 

Co musi zawierać plan urlopów?

Jak efektywnie zarządzać urlopami w firmie? Każdy plan urlopów powinien zawierać szereg istotnych informacji, takich jak podstawowe dane adresowe firmy, dane pracowników a także wymiar aktualnego i zaległego urlopu wypoczynkowego. W planie musi być również miejsce na kolejne miesiące kalendarzowe do uzupełnienia. Zgodnie z obowiązującym prawem, plan urlopów musi zostać zaakceptowany zarówno przez pracodawcę jak i poszczególnych pracowników. 

Formularz powinien zawierać wszystkie przysługujące pracownikowi dni wolne oprócz 4 dni, w których można wybrać się na urlop „na żądanie”. Dobry plan urlopów to taki, który spełnia jednocześnie potrzeby danego przedsiębiorstwa jak i pracowników. Pogodzenie często sprzecznych interesów nie jest łatwe. Szczególnie, gdy spora grupa pracowników chce wybrać się na urlop w tym samym terminie. 

Zmiana zatwierdzonego planu urlopów  

W życiu każdego z nas zdarzają się różne sytuacje, dlatego plan urlopów przygotowany z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem czasem może wymagać korekt. Jeżeli pracownik właściwie uzasadni swoją prośbę, pracodawca powinien umożliwić mu zmianę terminu urlopu wypoczynkowego. Może to nastąpić po złożeniu stosownego wniosku na piśmie przez osobę zatrudnioną. 

We wniosku o zmianę terminu urlopu powinna znaleźć się data sporządzenia dokumentu, podstawowe dane osobowe pracownika oraz pracodawcy, pierwotny termin urlopu oraz nowy. Wniosek koniecznie musi zawierać też stosowne uzasadnienie. Należy pamiętać o tym, że zakładowi pracy przysługuje prawo do odmowy udzielenia pracownikowi urlopu w żądanym przez niego terminie. Jednocześnie pracodawca nie może doprowadzić do sytuacji, w której pracownik nie będzie miał w ogóle możliwości do skorzystania z przysługujących mu dni wolnych od pracy. 

Czy pracodawca może samodzielnie podjąć decyzję o zmianie terminu urlopu konkretnego pracownika? Tak. Musi to jednak wynikać z bardzo szczególnej sytuacji, np. braków kadrowych, wzrostów zamówień itp.