Jak wybrać program do RODO?

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych weszło w życie w maju 2018 roku. Warto jednak pamiętać, że wdrożenie przepisów RODO nie jest jednorazowym działaniem, a długotrwałym procesem. Wypełnianie obowiązków wynikających z RODO ułatwiają obecnie specjalne programy komputerowe. Czym kierować się podczas wybierania tego typu aplikacji?

Jakie firmy powinny zainwestować w program do RODO?

Zgodnie z RODO niektóre podmioty mają obowiązek powołać Inspektora Ochrony Danych. Dotyczy to organów lub podmiotów publicznych (za wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości), a także podmiotów przetwarzających dane wrażliwe na dużą skalę oraz podmiotów, których główna działalność stanowi monitorowanie osób na dużą skalę. Inne podmioty nie muszą powoływać IOD, ale mogą to zrobić.

Stosowanie przepisów o ochronie danych osobowych spoczywa w pełni na administratorze, czyli w praktyce na właścicielu firmy. Powołany przez niego Inspektor Ochrony Danych pełni jedynie rolę pomocniczą i można porównać jego funkcję do konsultanta. Doradza on, w jaki sposób należy przestrzegać przepisów o ochronie danych, ale też udziela administratorowi i pracownikom informacji dotyczących obowiązków wynikających z RODO, stanowi punkt kontaktowy dla organu nadzorczego oraz organizuje szkolenia dla pracowników z zakresu ochrony danych osobowych. Specjalne programy do RODO wspierają administratora oraz Inspektora Ochrony Danych w wypełnianiu ich obowiązków. Sprawdzą się one szczególnie w tych podmiotach, gdzie przetwarzane są duże ilości danych.

Czym kierować się, wybierając program do RODO?

Tego typu aplikacje umożliwiają m.in. wykonywanie analizy ryzyka, ułatwiają ocenę skutków ochrony danych osobowych, pozwalają na prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych realizowanych obecnie, w przeszłości oraz dopiero planowanych, a także zarządzanie dokumentacją. Dzięki specjalnie zaprojektowanym funkcjonalnościom oraz wbudowanym metodykom możliwa jest też z ich pomocą realizacja zasady rozliczalności. Więcej o możliwościach programu do RODO na https://store.pwc.pl/pl/produkty/program-do-rodo.

Podmioty przetwarzające duże ilości danych mają do wyboru różne aplikacje wspierające przestrzeganie przepisów RODO. Jakie kwestie wziąć pod uwagę, podejmując decyzję o wdrożeniu jednej z nich? Przede wszystkim program musi zapewniać bezpieczeństwo gromadzonych danych. Rozsądnie jest więc postawić na rozwiązanie pozwalające określać prawa dostępu do poszczególnych opcji oraz informacji, co ma istotne znaczenie zwłaszcza w przypadku systemów, do których dostęp ma wiele osób. Ponieważ tego typu programy mają ułatwiać pracę i zwiększać efektywność działań w zakresie przestrzegania przepisów RODO, warto wybrać aplikację pozwalającą na automatyczną analizę ryzyka, z wbudowanym katalogiem zagrożeń oraz pozwalającą w łatwy sposób generować raporty. Nie bez znaczenia jest też łatwa obsługa tego typu programów – prosty interfejs dostępny z poziomu przeglądarki internetowej z pewnością ułatwi pracę.